Sử dụng email trong công việc như thế nào?

Có thể bạn không quan tâm lắm đến vấn đề này, nhưng cách bạn sử dụng email trong công việc là một trong những yếu tố quan trọng để đánh giá năng lực cá nhân của bạn.

Ngày nay, việc giao tiếp và trao đổi qua email là vô cùng quan trọng, và điều cần thiết là mỗi người đều phải tự trang bị cho mình những kĩ năng nhất định trong việc sử dụng email hiệu quả.

su-dung-email-trong-cong-viec-nhu-the-nao-cho-chuyen-nghiep

Chúng tôi đã tổng hợp lại những lưu ý rất đáng giá để bạn có kĩ năng sử dụng email trong công việc một cách hiệu quả nhất trong môi trường làm việc hiện đại.

1. Tiêu đề rõ ràng và ngắn gọn.

Những người làm việc chuyên nghiệp thường quyết định xem có mở Email không thông qua dòng tiêu đề. Nhưng mọi người lại thường hay bỏ qua nó khi viết một email. Vì vậy, hãy cố gắng tóm tắt nội dung bức thư của bạn tại dòng tiêu đề để thu hút người ta phải mở email của bạn.

2. Hồi đáp nhanh chóng.

Nếu một ai đó đã bỏ thời gian để viết cho bạn một bức thư, hãy lưu tâm và trả lời họ.

Thường thì một bức thư điện tử nên được trả lời trong vòng 24 tiếng kể từ khi đến tay người nhận. Như vậy không những thể hiện phép lịch sự mà còn khiến cho người đã gửi thư cho bạn bớt đi một phần sốt ruột khi không biết bạn đã nhận được bức thư đó của họ hay chưa.

Nếu quá bận, hãy hồi đáp bằng một email ngắn gọn rằng bạn đã nhận được và sẽ hồi âm lại chi tiết sau. Hoặc, bạn có thể sử dụng tính năng trả lời tự động để cho đối phương biết bạn đã nhận được email từ họ.

 

 

3. Hãy luôn dọn sạch sẽ hộp thư đến

Đừng bao giờ giữ những email không quan trọng trong hộp thư quá lâu – điều này khiến cho hộp thư của bạn chứa toàn thông tin rác và thật khó khi muốn tìm lại một email quan trọng nào đó.

Quá nhiều email đập vào mắt sẽ khiến bạn luôn cảm thấy quá tải và có nguy cơ bỏ qua những thông tin thực sự quan trọng. Hãy dọn dẹp, sắp xếp lại hòm thư một cách khoa học ngay khi có thể.

4. Dùng địa chỉ email chuyên nghiệp

Nếu bạn làm việc cho một doanh nghiệp, bạn nên dùng địa chỉ email có tên miền của công ty. Tuy nhiên, những địa chỉ email như vậy thường mất một khoản phí để duy trì. Nếu bạn sử dụng email cá nhân, bạn cũng nên thận trọng trong việc chọn địa chỉ.

Bạn nên dùng địa chỉ email là tên mình để người nhận biết chính xác ai đang gửi thư. Đừng bao giờ dùng những địa chỉ không phù hợp với phong cách công sở như “cobedethuong…” hay “changtraidaohoa123”…

Communication concept: Hand pressing a letter icon on a world map interface

5. Sử dụng chữ kí một cách chuyên nghiệp.

Phần chữ kí là một phần vô cùng quan trọng mà rất nhiều người bỏ qua nó. Tại sao vậy???

Đó chính là khu vực thể hiện bản thân bạn trong bản email đấy. Hãy đưa ra những thông tin cơ bản để đối phương có thể biết được tên tuổi, chức danh, tên công ty và số điện thoại liên lạc với bạn. Điều này sẽ giúp đỡ cho bạn rất rất nhiều trong việc giao tiếp với đối phương.

Nên nhớ, hãy viết gọn gàng, rõ ràng và súc tích, chỉ nên dùng 1 màu và 1 kiểu phông chữ cho chữ kí mà thôi.

6. Trả lời mail theo thứ tự hợp lý

Hãy đọc những email mới nhất và xử lý nó trước. Điều này tốt hơn nhiều so với làm ngược lại, tránh cho bạn việc bị rối rắm khi các email mới cũng nói về chủ đề cũ.

7. Gửi mail tới đầy đủ những người liên quan

Công việc sẽ dễ dàng hơn nếu bạn có lưu trữ tất cả những gì cần thiết. Giả sử sếp bạn yêu cầu bạn làm việc với ai đó, bạn gửi email và họ không bao giờ trả lời bạn. Về sau khi bạn bị sếp “xử lý” vì vụ việc này, bạn sẽ rất hối tiếc vì đã không CC thêm sếp vào email đó. Hãy chuẩn bị tốt cho việc đưa ra mọi bằng chứng cần thiết về công việc của bạn.

8. Đừng lạm dụng BCC

Nếu bạn dùng chức năng BCC (chức năng gửi cùng 1 thư cho nhiều đối tượng ẩn danh) quá thường xuyên, người khác sẽ nghĩ rằng bạn đang cố gắng che dấu điều gì đó. Ai cũng không thích bị theo dõi, và tính năng BCC khiến họ có cảm giác như vậy.

Hãy thẳng thắn hết mức có thể khi sử dụng email.

 

 

9. Sử dụng từ khoá dễ tìm kiếm cho từng email

Hãy đưa vào những từ khoá đơn giản và chính xác vào tiêu đề của từng email. Điều này giúp bạn dễ tìm kiếm hơn về sau này khi khối lượng email tăng lên quá nhiều. Rồi bạn sẽ thấy công việc trở nên đơn giản hơn mỗi ngày nếu biết cách tổ chức và sắp xếp.

email symbol on row of colourful envelopes

10. Sử dụng lời chào chuyên nghiệp.

Cách bạn mở đầu và kết thúc một bức thư cũng sẽ cho thấy sự chuyên nghiệp trong tác phong làm việc của bạn.

Hãy dừng lại ngay nếu bạn thường gửi thư không có câu mở đầu và câu kết thúc, hoặc viết nó một cách ít lịch sự.

Trong môi trường công sở, bạn nên chào hỏi bằng những câu từ lịch sự, ví dụ như “Chào Linh”, “Gửi Huy”… và kết thúc bằng “Thân!”, “Cảm ơn!”, “Trân trọng!”,…

11. Hãy gõ địa chỉ email cuối cùng

Bạn sẽ không muốn vô tình gửi thư đi khi chưa hoàn thành, ngay cả khi đó là khi bạn đang trả lời thư một ai đó.

Tốt nhất là bạn nên xóa địa chỉ người nhận, sau đó chèn vào khi chắc chắn rằng đã hoàn thành tin nhắn. Nếu không thì hãy viết ra một bản notes và sau đó copy nó vào thư của bạn để tránh những trường hợp nhầm lẫn không đáng có.

Tác giả: Hoàng Anh

Tác giả bận quá :( đi cf với làm việc cả ngày nên chưa cập nhật được ạ.

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *